Planeación y control de los recursos de producción

PLANEACIÓN Y CONTROL DE LOS RECURSOS DE PRODUCCIÓN

CONCEPTO

La mejor forma de determinar la estrategia que ha de seguir una organización consiste en observar lo que la organización realiza efectivamente al paso del tiempo.

 

Para llevar a cabo una correcta planeación se puede usar la predicción y la previsión. La predicción se basa en intuiciones y en una sensibilidad que el hombre experimentado de negocios aprende a desarrollar.

Por otra parte, las previsiones se basan únicamente en datos cuantitativos, los cuales se analizan con métodos científicos.

Las predicciones son menos confiables que las previsiones. Un administrador combina datos subjetivos y objetivos de sus pronósticos para llevar a cabo la planificación de la producción.

OBJETIVOS DE LA PLANEACIÓN

Planeación es el proceso de reflexión aplicado a la actual misión de la organización y a las actuales condiciones del medio en que ésta opera, el cual permite fijar lineamientos de acción que orienten las decisiones y resultados futuros, lo que los autores denominan planeación estratégica.

Características de la planeación 

a) Las decisiones actuales se basan en condiciones y resultados futuros.

b) Es un proceso (filosofía) que proporciona una articulación dentro de la organización. 

ELEMENTOS PARA LA PLANEACIÓN DE PRODUCCIÓN

Demanda de producto

La demanda de un producto o servicio está condicionada por varios factores técnicos, sociológicos, económicos y políticos.

1. Técnicos: especificaciones, precio, distribución
2. Sociológicos: actitudes del consumidor, valores culturales
3. Económicos: condiciones económicas en general, inflación, nivel de vida
4. Políticos: restricciones jurídicas, reglamentos

Tipos de demanda

a) Demanda promedio: se suman las ventas por periodo y se divide entre el número de periodos

b) Tendencia: la comparación de las medias de dos periodos consecutivas pueden revelar una tendencia a la alza o a la baja.

c) Variaciones aleatorias: una parte de la demanda se debe a eventos cuantificables, los cuales tienen como efecto aumentar o disminuir el nivel de la demanda.

d) Variaciones estacionales: la demanda de ciertos productos se identifica con una estación.

e) Variaciones cíclicas: son los cambios que se presentan por periodos.

Planeación del sistema

1. Diseño del producto

2. Diseño del proceso

3. Inversión y reemplazo del equipo

4. Planeación de la capacidad

Control del sistema

1. Control de la producción

2. Control de inventarios

3. Control de la mano de obra

4. Control de costos

OUTSOURCING

El outsourcing (subcontratación) consiste en dejar en manos de profesionales externos, generalmente especialistas, la realización de determinadas funciones, que no son clave para la empresa, para así optimizar los recursos actuales y reducir costos.

Usos

Tradicionalmente las empresas han acudido a la subcontratación o externacionalización de sus actividades por tres razones:

1. Reducción de costos

2. Insuficiente capacidad productiva a corto plazo

3. Escasez de los recursos necesarios.

CAPACIDAD DE PRODUCCIÓN: HORAS – HOMBRE, HORAS-MAQUINARIA Y

 HORAS-TIEMPO

Una de las tareas a las que nos enfrentamos cuando planeamos un sistema productivo en nuestra empresa, es la capacidad de producción. 

La capacidad es definida como el volumen de producción recibido, almacenado o producido sobre una unidad de tiempo, siendo producción el bien que produce la empresa, ya sea intangible o no.

Una empresa puede planear su capacidad a largo, mediano o corto plazo con el fin de garantizar una producción enfocada a la estrategia de competitividad de la empresa, modificando instalaciones, mano de obra y maquinaria.

En este sentido las decisiones a nivel estratégico, táctico y operativo son de gran importancia para la capacidad.

Con esto en mente, veamos lo que respecta a la planeación de la capacidad de producción según el horizonte de tiempo:

La capacidad a largo plazo se enfoca en más de un año y es a nivel estructural. Esto implica que requiere gran inversión y que su importancia es estratégica. Planear adecuadamente la capacidad a largo plazo es vital, pues junto a la inversión que requiere, también es determinante para demanda posterior.

Una capacidad excesiva con una baja demanda, tendrá elevados costos en el funcionamiento de la planta, mientras que una capacidad que no consigue igualar el nivel de demanda, resulta insuficiente conllevando a la pérdida de competitividad.

La capacidad a mediano plazo se enfoca entre los 6 y 18 meses. Se toman decisiones con respecto a la contratación o despido del personal, adquisición de herramientas, máquinas y subcontratación.

La capacidad a corto plazo se trabaja en forma diaria o semanal, por lo tanto las acciones realizadas son efectivas en horas con el fin de alinear la producción planeada y la real. Se asocian decisiones relacionadas con las horas extras, movimiento de personal y transporte de producto.

Definidos los plazos, ten en cuenta que planear la capacidad conlleva determinar cuánto podemos producir a nivel constante sin fallas ni interrupciones y cuánto logramos producir en condiciones reales. 

Tipos de capacidad de producción

Capacidad de diseño

También la puedes conocer como mejor nivel de operación. Es la máxima producción teórica que se puede alcanzar bajo condiciones ideales.

Por ejemplo el número de pupitres en una escuela durante una jornada escolar o el volumen de producción de una impresora de manera continua en una empresa de litografía. Alcanzar esta capacidad implicaría que las maquinas estuvieran constantemente en funcionamiento sobre el periodo de trabajo y que la mano de obra labore con máxima eficiencia.

Capacidad efectiva

Considera que la mayoría de las empresas no operan a su máxima capacidad. Lo hacen por las restricciones “típicas”, entre las cuales podemos encontrar el mantenimiento de la maquinaria, los errores en el personal, los tiempos perdidos, etc. Con esto en mente, piensa en la capacidad efectiva como la producción que se espera alcanzar en condiciones reales de funcionamiento.

Capacidad real

Es la producción real conseguida en un período determinado. Realmente el concepto de capacidad real es útil al ser utilizado en conjunto con la capacidad de diseño y la capacidad efectiva con la finalidad de calcular la utilización de capacidad y la eficiencia de producción.

Con los tipos de capacidad de una empresa ya definidos, veamos cómo obtener utilización y eficiencia:

Utilización de capacidad

Es el cociente entre la producción real (capacidad real) y la capacidad de diseño. Con esto sabemos qué tanto estamos aprovechando la capacidad de diseño de la compañía. Cuando es calculada, ambas medidas deben contemplar el mismo tiempo y las mismas unidades.

Eficiencia de producción

Es el cociente entre la producción real (capacidad real) y la capacidad efectiva. La relación de eficiencia la obtenemos según se acerca el índice a 1 (100%).

Demanda y capacidad: Escenarios y estrategias

Una demanda superior a la capacidad implica pérdida de clientes y competitividad, y una capacidad superior a la demanda conlleva altos costos de producción o funcionamiento. Estos escenarios ocurren en las compañías, y ante esto hay soluciones.

Cuando la demanda es superior a la capacidad: Mas allá de decirte que el aumento de la capacidad es la solución a la que debes apuntar, es una solución cara y a largo plazo. ¿Qué hacer entonces?

• Modifica la estrategia de precios, por ejemplo aumentarlos en las poblaciones que más demandan el producto o servicio. Por supuesto, es una solución que se debe mirar con ojo de lupa, en busca de que no perjudique la imagen de tu organización.

• Mejora la productividad: Busca la mejora de los procesos y los elementos que intervienen en ellos. Por ejemplo, disminuye los tiempos ociosos, balancea la línea, encuentra mejores formas de atender a los usuarios en poco tiempo, etc.

• Contrata más personal, o contrata personas más cualificadas según el tipo de negocio.

• Trabajar horas extras.

• Subcontrata la producción: Si tu producto o servicio lo puede fabricar / prestar otro por otro lado, por qué no pagarle a ese otro para suplir esa demanda no atendida.

• Estrategias de precios: De nuevo, una estrategia de precios enfocada a la reducción podría dar un giro inesperado a la demanda.

• Despide al personal: Lo que están haciendo 200 personas lo podrían hacer 170?

• Publicidad y promoción: Emprende estrategias de publicidad y promoción de tu producto o servicio que incentiven la demanda. Permite que otros mercados y sectores no atendidos por tu empresa conozcan tu producto. Llega a ellos con promociones y descuentos.

• Investigación de mercados: Pregúntate que es lo que pasa con tu producto o servicio y por qué no está siendo demandado. Compáralo con la competencia, cómo se comporta frente a otros? Lo tienes? Ahora emprende una investigación de mercados que te permita determinar en relación a tu producto / servicio, qué es lo que percibe, piensa y quiere el cliente y, ofrecérselo

Cuando la capacidad es superior a la demanda: Primero debemos determinar esto por qué se da. ¿Esto es nuevo? ¿Ya había pasado? ¿La demanda ha estado disminuyendo? ¿Siempre ha sido superior a la demanda? Esto nos puede dar un horizonte hacia el tipo de acciones a tomar, estas son:

• Estrategias de precios: De nuevo, una estrategia de precios enfocada a la reducción podría dar un giro inesperado a la demanda.

• Despide al personal: Lo que están haciendo 200 personas lo podrían hacer 170?

• Publicidad y promoción: Emprende estrategias de publicidad y promoción de tu producto o servicio que incentiven la demanda. Permite que otros mercados y sectores no atendidos por tu empresa conozcan tu producto. Llega a ellos con promociones y descuentos.

• Investigación de mercados: Pregúntate que es lo que pasa con tu producto o servicio y por qué no está siendo demandado. Compáralo con la competencia, cómo se comporta frente a otros? Lo tienes? Ahora emprende una investigación de mercados que te permita determinar en relación a tu producto / servicio, qué es lo que percibe, piensa y quiere el cliente y, ofrecérselo.

Horas - Hombre

Es una unidad convencional para cuantificar las horas de presencia o intervención de personas en un proceso o actividad.

Así decimos que, si dos trabajadores tardan 3 horas en realizar un trabajo, entonces este trabajo tuvo un consumo de 6 horas-hombre (obtenido de multiplicar 3 horas x 2 personas).

El cálculo es útil cuando se planifica la ejecución de un proyecto, la ejecución de un lote de producción, la carga de la administración y cualquier otra actividad o proceso empresarial que requiere asignación de personal.

Este tipo de cálculos también permite establecer el costo de mano de obra directa de un proceso.  También es útil para determinar la eficiencia o las mejoras en eficiencia logradas en los procesos.

Si en una planta de producción laboran diariamente 26 operarios, el consumo total diario de la producción será 26 x 8 = 208 horas-hombre por jornada, lo cual nos permitiría evaluar cuántas horas hombre por unidad de producto logramos en la planta.  Siempre pueden encontrarse enormes oportunidades de mejora a partir de cálculos como este.

Particularmente en las empresas Pymes de carácter manufacturero o de proyectos, resultan, generalmente, altos consumos de h-h por unidad de producción y esto es un factor de impacto en la productividad y la competitividad.

El cálculo:

Horas-hombre = Número de personas en la actividad   x  cantidad de horas empleadas

Recordemos siempre que, calcular por calcular, no sirve de nada.  Debe haber un propósito cuando calculamos; algo que queremos conocer para algún fin: orientar criterios, administración, generar ideas y tomar decisiones.  Por ejemplo, del análisis surge con frecuencia que, de las horas hombre asignadas al costo,  puede resultar que un porcentaje importante son horas hombre desperdicio, es decir, que no produjeron producto o tarea terminada por causas diversas o que los presupuestos son “incrementados” pronosticando muy bajas eficiencias.  Todo esto tiene importantes implicaciones en la productividad y competitividad de las empresas.

ELEMENTOS DEL COSTO DE PRODUCCIÓN

Para analizar los costos de producción es necesario estudiar la productividad como una medida de los resultados de la organización.

 Productividad = Producción total / recursos utilizados

Productividad

Se refiere al grado de aprovechamiento de los factores de producción, por lo que está íntimamente relacionado con el estudio de costos. Además ayuda a medir la salud económica de un país como la gestión empresarial. 

Beneficios de la productividad

a) Rápido crecimiento económico.

b) Aumento del nivel de vida

c) Control de la inflación 

d) Disminución del precio de productos 

e) Incremento en las ventas 

f) Incremento del margen unitario

Consecuencias de improductividad

a) Inflaciónb) Saldo comercial negativoc) Escasa tasa de crecimientod) Desempleo

MÉTODOS PARA EL CONTROL DE LA PRODUCCIÓN

Entre los métodos que nos facilita el control de los niveles de producción están:

• MRP
• Sistema kanban 
• Teoría de restricciones 

MRP 

Es un sistema para planear y programar los requerimientos de los materiales en el tiempo para las operaciones de producción.

Está orientado a satisfacer los productos finales del programa maestro de producción, además proporciona resultados, tales como las fecha límites de los componentes.

Permite calcular los requerimientos de capacidad detallada en los centros de trabajo. 

SISTEMA KANBAN

El personal que desempeña su actividad en una sección dada, habrá de acudir a la sección anterior para recoger el tipo de producto requerido, en la cantidad necesaria y en el momento adecuado , en tanto que la sección anterior producirá solo unidades en la cantidad suficiente para reemplazar a las del tipo que se haya suministrado.

El método se inspira en el funcionamiento de los supermercados.

TEORÍA DE RESTRICCIONES

1. Identificar las restricciones del sistema. 
2. Decidir como explotar las restricciones.
3. Subordinar todo lo demás a lo anterior. 
4. Elevar las restricciones del sistema.
5. Si en uno de los pasos anteriores se ha roto una restricción, regresar al punto 1.

El control es una función administrativa: es la fase del proceso administrativo que mide y evalúa el desempeño y toma la acción correctiva cuando se necesita. De este modo, el control es un proceso esencialmente regulador. 

La aplicación de un control en las organizaciones busca atender dos finalidades principales: Corregir fallas o errores existentes, y prevenir nuevas fallas o errores de los procesos. Para que el control sea efectivo debe desarrollarse como una unidad y aplicarse en todo tiempo a la empresa, pudiendo clasificarse en: Control preliminar, Control concurrente y Control posterior.