TEMA 4: ADMINISTRACIÓN DE LA FUNCIÓN DE PRODUCCIÓN
Introducción
La Administración de Producción de hoy día no se limita al control de las actividades en la planta, sino que incluye múltiples actividades, que deben tener en cuenta cambios en el ambiente socio-económico, por lo que no se reduce a optimizar cada paso de la producción o del sistema productivo, sino que requiere una acción integrada que cubre todo el espectro de las actividades citadas, que deben responder a circunstancias cambiantes, y deben lograr una eficiencia global creciente.
A lo largo de la historia la función de producción no ha gozado siempre del mismo protagonismo dentro de la empresa.
- Etapa de industrialización: Con la introducción de nuevas empresas la función de producción gozó de una posición privilegiada. En esta etapa lo importante era producir y no se tenía en cuenta la publicidad, etc. Todos los esfuerzos empresariales iban dirigidos a la mejora de la función de producción. El área o departamento de producción recibe una atención especial.
- Posteriormente: En los años 60 el marketing y en los años 70 las finanzas fueron mejorados en detrimento de la función de producción.
- Etapa de industrialización: Con la introducción de nuevas empresas la función de producción gozó de una posición privilegiada. En esta etapa lo importante era producir y no se tenía en cuenta la publicidad, etc. Todos los esfuerzos empresariales iban dirigidos a la mejora de la función de producción. El área o departamento de producción recibe una atención especial.
- Posteriormente: En los años 60 el marketing y en los años 70 las finanzas fueron mejorados en detrimento de la función de producción.
A pesar de que el departamento de producción es el que concentra el mayor número de inversiones y de trabajadores, un gran número de empresas consideran que la función de producción era una cuestión puramente técnica que se dejó en manos de ingenieros, era una cuestión subsidiaria, secundaria, sin importancia estratégica y cuyo objetivo era el logro de la máxima eficiencia.
En muchas empresas la función de producción desempeña una función secundaria respecto al resto de departamentos o áreas funcionales de la empresa y las empresas no admiten el potencial de fabricación para proporcionar ventajas competitivas a la empresa.
Actualmente: Las características del entorno en el que compite la empresa son las siguientes:
Actualmente: Las características del entorno en el que compite la empresa son las siguientes:
- Intensificación de la competencia a nivel internacional y globalización de los mercados. Ejemplos: Coca-cola, Levis.
- Hay una gran rapidez e intensidad de los cambios tecnológicos que afecta de dos maneras: el ciclo de vida del producto va a ser cada vez menor y, por otra parte, los cambios tecnológicos se introducen en las empresas, lo que va a suponer que se abran nuevas posibilidades de competencia.
- Hay cambios constantes en los gustos y necesidades de los clientes. Los clientes serán más exigentes y los productos serán más personalizados, es decir, más adaptados al cliente.
Los cambios en el entorno afectan a la función o departamento de producción en dos sentidos:
a) Por un lado se reconoce el papel estratégico de la función de producción como fuente de ventajas competitivas para la empresa. Se admite que la función de producción puede desempeñar funciones al menos tan importantes como el resto de departamentos funcionales.
b) Por otro lado quedan obsoletas las estrategias basadas fundamentalmente en competir en costes. Cada vez tiene más importancia la diferenciación, añadir valor al producto y satisfacer a los clientes, etc.
a) Por un lado se reconoce el papel estratégico de la función de producción como fuente de ventajas competitivas para la empresa. Se admite que la función de producción puede desempeñar funciones al menos tan importantes como el resto de departamentos funcionales.
b) Por otro lado quedan obsoletas las estrategias basadas fundamentalmente en competir en costes. Cada vez tiene más importancia la diferenciación, añadir valor al producto y satisfacer a los clientes, etc.
4.1. Concepto e importancia.
El departamento de producción se encarga de la transformación de los materiales y componentes en productos terminados, es decir, la función de producción de la empresa es aquella parte que se encarga de recoger unos inputs del entorno y transformarlos en outputs a través de un proceso de transformación.
El valor del output es mayor que el valor del input, por lo que la característica básica de la función de producción es que es una actividad capaz de crear riqueza, es decir, añadir valor en la empresa. Los elementos de la función de producción son cinco: recursos productivos o factores de producción, proceso de transformación o tecnología transformadora, outputs o resultados, retroalimentación de la información y entorno con el que la empresa va a realizar intercambios.
Un proceso productivo consiste de:- Objetivo. Deben definirse las características del producto.
- Insumos (inputs). Recursos utilizados en la producción, tales como las materias primas y otros materiales (embalaje por ejemplo), la mano de obra, energía e información de diverso tipo.
- Proceso de transformación. Planta y el equipamiento que permite la transformación de los insumos en producto.
- Producto (output). Es la salida, el resultado, del sistema productivo.
- Control (inluyendo la acción correctiva, o ajuste. Sistema utilizado para evaluar el producto con referencia al objetivo del sistema y todos las acciones resultantes conducentes a lograr la adecuación a ese objetivo.
Función
La misión de una Administración de la Producción se refiere al planeamiento, diseño, implementación, ejecución y control de los sistemas de producción y control de una empresa.
- Actividades relacionadas con el sistema de producción.Se refieren a diseño del producto, diseño del proceso, selección del equipamiento, selección y capacitación del personal, selección de los materiales, selección de los proveedores, localización de plantas, distribución interna de plantas, programación del plan e implementación del sistema.
- Actividades relacionadas con el sistema de control .Se refieren al control de calidad, control del programa de producción, control de inventarios, control de la productividad, definición de las políticas de control, diseño del sistema de control, implementación del sistema y su evaluación.
- Planificación: Para entregar los productos en los plazos acordados, primero hay que calcular qué recursos y qué cantidad se necesita, a continuación hay que estimar una fecha de ejecución, todo esto se resume en un presupuesto de gasto.
- Control: Para saber si estamos cumpliendo con el programa y manteniéndonos dentro de los costes, hay que supervisar el comportamiento de existencias, proveedores, mano de obra y máquinas, para lo que hay que establecer unos índices de control relevantes.
- Seguimiento: Para poder efectuar el control se necesita información, una documentación que se rellene con la información pertinente en el momento oportuno.
Relación con otras áreas
Mercadotecnia- Actividades relacionadas con el sistema de producción.Se refieren a diseño del producto, diseño del proceso, selección del equipamiento, selección y capacitación del personal, selección de los materiales, selección de los proveedores, localización de plantas, distribución interna de plantas, programación del plan e implementación del sistema.
- Actividades relacionadas con el sistema de control .Se refieren al control de calidad, control del programa de producción, control de inventarios, control de la productividad, definición de las políticas de control, diseño del sistema de control, implementación del sistema y su evaluación.
- Planificación: Para entregar los productos en los plazos acordados, primero hay que calcular qué recursos y qué cantidad se necesita, a continuación hay que estimar una fecha de ejecución, todo esto se resume en un presupuesto de gasto.
- Control: Para saber si estamos cumpliendo con el programa y manteniéndonos dentro de los costes, hay que supervisar el comportamiento de existencias, proveedores, mano de obra y máquinas, para lo que hay que establecer unos índices de control relevantes.
- Seguimiento: Para poder efectuar el control se necesita información, una documentación que se rellene con la información pertinente en el momento oportuno.
Relación con otras áreas
El departamento de mercadotecnia influencia constantemente la administración de producción mediante el suministro de la información. Esta información es necesaria para la planificación eficaz de la cantidad que se debe producir en el futuro y así, se pueden establecer programas de producción de manera que se prevean futuras fluctuaciones en la demanda. A continuación se mencionan ciertas actividades:- Pronósticos de Ventas relacionados con los niveles de demanda futura.
- Información pertinente a las ordenes de ventas.
- Los requisitos de calidad del cliente.
- Nuevos productos y procesos.
- La retroalimentación del cliente relacionada con los productos.
Las funciones financieras de la firma involucran la provisión y administración y administración del dinero y de otros activos.A menudo el gerente de producción esta involucrado en el intercambio de los siguientes tipos de información con la gente de finanzas.- Información de presupuestos. operación de producción.
- El análisis de las inversiones.
- Provisión de capital para mejoras.
- Provisión para información sobre el estado general de la firma
Contabilidad
La función de contabilidad en la empresa comercial tiene que ver con la manutención de archivos sobre todas las actividades de la empresa. También concierne la manipulación de información para que ella sea eficazmente utilizada por los gerentes al tomar decisiones. Desde el punto de vista del gerente de producción, la contabilidad provee información respecto a lo siguiente:- Información de costos, incluyendo costos de materiales, mano de obra directa, eítems sobre gastos de fábrica.
- Informes especiales sobre la operación del sistema de producción.
- Ofreciendo servicios de procesamiento de datos .A pesar que en grandes compañías el gerente de producción puede tener su propio equipo departamental
La función primordial del departamento de personal en una empresa comercial comprende el reclutamiento de recursos humanos y la gestión de asuntos relacionados con mano de obra que son inputs en el sistema de la empresa. Desde el punto de vista del gerente de producción, hay varias áreas de interés mutuo.
- Reclutamiento de recursos humanos.
- Entrenamiento de recursos humanos.
- Relaciones industriales.
- Seguridad.
- Determinación del presupuesto de compras.
- Determinación de la programación de los envíos.
- El descubrimiento de nuevos productos, materiales y procesos.
- Control de Inventarios
4.3. Herramientas para administrar la función de producción.
¿QUÉ ES MRP?
La planificación de requerimientos de materiales (MRP o Material Requirements Planning en inglés) es un sistema de planificación de la producción, programación y control de stocks, utilizado para gestionar procesos de fabricación. A partir del MRP se crea el Plan Maestro de Producción.
La mayoría de los sistemas MRP se gestionan mediante un software, pero también es posible realizar el MRP manualmente, dependiendo de la cantidad de piezas a organizar.
OBJETIVOS DEL MRP
Un sistema MRP debe cumplir estos tres objetivos:
- Asegurar que los materiales estén disponibles para la producción y los productos estén disponibles para su entrega a los clientes.
- Tratar de mantener los niveles de stocks de material y de producto terminado lo antes posible.
- Planificar actividades de fabricación, órdenes de entrega y compras.
El objetivo final de cualquier empresa es entregar su producto a sus clientes en el plazo de tiempo más corto posible. Para conseguirlo, es necesario algún tipo de planificación y MRP optimiza este objetivo.
Para entender cómo funciona el MRP es necesario conocer los conceptos de demanda dependiente y demanda independiente.
DEMANDA DEPENDIENTE VS DEMANDA INDEPENDIENTE
La demanda independiente es la demanda que se origina fuera de la fábrica, mientras que la demanda dependiente es la demanda directa de componentes
.
Por otro lado, la lista de materiales (o Bill of Material -BOM-) relaciona el producto final (demanda independiente) con los componentes (demanda dependiente).
MRP toma como entrada la información contenida en la lista de materiales, es decir, tiene en cuenta ambos tipos de demandas
PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN CON MRP
Las funciones básicas de un sistema MRP incluyen: control de stocks, tratamiento de listas de materiales y programación elemental. Por tanto, MRP ayuda a las empresas a mantener niveles de inventario bajos y se utiliza para planificar las actividades de fabricación, compra y entrega.
Además, las empresas necesitan controlar la cantidad de material que compran, planificar qué productos son los que se van a producir y en qué cantidades y asegurar de que son capaces de satisfacer la demanda actual y futura de los clientes, y todo esto al menor coste posible.
Tomar una mala decisión en cualquiera de estas áreas hará que la empresa pierda dinero, como por ejemplo:
- Si se compran cantidades insuficientes de un material (o el material incorrecto), la empresa puede ser incapaz de cumplir los plazos de entrega.
- Si se compran cantidades excesivas de un material, el dinero se queda en los almacenes. Mientras este stock se mantenga en el almacén, ese dinero no podrá ser utilizado.
- Si se comienza la producción de un pedido en el momento equivocado puede causar que no se cumplan los plazos de entrega.
El MRP resuelve estos problemas. Ofrece respuestas a las preguntas:
- ¿Qué materiales hacen falta?
- ¿Cuántos son necesarios?
- ¿Qué productos hay que entregar?
- ¿Cuándo se necesitan?
La planificación de necesidades de material puede aplicarse tanto a artículos adquiridos a proveedores externos como a subconjuntos producidos internamente, como componentes de artículos más complejos.
DATOS DE ENTRADA EN EL SISTEMA MRP
Los datos en un sistema MRP a tener en cuenta son:
- El producto final a producir.
- Fecha de entrega.
- Registros de status de inventario. Registros de materiales netos disponibles para su uso ya en stock (presente) y materiales bajo pedido de proveedores.
- Listas de materiales. Detalle de los materiales, componentes y subconjuntos necesarios para la fabricación de cada producto.
- Datos de planificación. Esto incluye todas las restricciones y direcciones para producir artículos, tales como: hojas de ruta, estándares de producción de la mano de obra y de horas máquina, estándares de calidad y pruebas, puestos de trabajo, técnicas de dimensionamiento de lotes (es decir, tamaño de lote fijo, lote por lote, cantidad de orden económica), porcentajes de rechazo.
DATOS DE SALIDA DEL SISTEMA MRP
El MRP proporciona dos resultados y una variedad de mensajes e informes:
La salida 1 es el “Plan Maestro de Producción Recomendado“. Se dota de un calendario detallado con las fechas de inicio y finalización requeridas, con cantidades, para cada paso de la hoja de ruta y la lista de materiales (BOM) necesarias para satisfacer la demanda del plan maestro de producción (MPS).
El resultado 2 es el “Programa de Compras Recomendado”. Esto establece tanto las fechas en las que deben recibirse los artículos comprados en la instalación como las fechas en las que deben producirse los pedidos de compras o la liberación de pedido para que coincidan con los planes de producción.
MENSAJES E INFORMES OBTENIDOS DEL SISTEMA MRP
Pedidos de compras.Pedido a un proveedor para aprovisionarse de materiales.
Reprogramar notificaciones. Estos recomiendan cancelar, aumentar, retrasar o acelerar los pedidos o las ordenes de producción existentes.
PROBLEMAS CON LOS SISTEMAS MRP
Hay que tener cuidado con los posibles problemas que se pueden generar por el sistema MRP.
Integridad de los datos. Si hay errores en los datos de inventario, en la lista de materiales (BOM) o en el plan maestro de producción, los datos de salida también serán incorrectos.
La integridad de los datos también se ve afectada por ajustes inexactos en inventarios cíclicos, errores en la recepción de datos de entrada y salida de envíos, desechos no reportados, desperdicios, errores en el conteo de unidades de embalaje, problemas del sistema informático, etc.
Muchos de estos tipos de errores pueden ser minimizados implementando sistemas de automatización y usando el escaneo de códigos de barras.
Los sistemas MRP requieren que el usuario especifique cuánto tiempo tardará una empresa en fabricar un producto a partir de sus componentes (suponiendo que estén todos disponibles). Es decir, las hojas de ruta deben estar detalladas y veraces.
El sistema ERP global necesita ser capaz de organizar el inventario y las necesidades por fábrica e intercomunicar las necesidades, para que cada fábrica pueda redistribuir los componentes para servir a toda la empresa.
Esto significa que otros sistemas de la empresa necesitan funcionar correctamente, tanto antes de implementar un sistema MRP como en el futuro.
Otra desventaja importante de MRP (pero que se resuelve con MRP II) es que no tiene en cuenta la capacidad de los puestos de trabajo y de personal en sus cálculos.
Esto significa que dará resultados que son imposibles de implementar debido a limitaciones de mano de obra, maquinaria o capacidad del proveedor. Sin embargo, el MRP II se ocupa en gran medida de esto.
Generalmente, un sistema MRP II puede incluir la planificación de capacidad finita o infinita. Pero, para ser considerado como un verdadero sistema MRP II, también debe incluir finanzas, teniendo así en cuenta los costes de producción y de compras.
4.4. Planeación de Recursos Empresariales (ERP).
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